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システム思考で人的コストを削減できる方法

経営 この記事は約 4 分で読めます。

会社を経営していたある男は

毎日12時間働き、

精神的にも肉体的にも

限界でした。

 

睡眠時間は平均3時間で、

不眠症にかかり、、、

 

会社のトラブル対応に振り回され、

人間関係も悪化。

 

こんなに働いているのに、

売上は下がる一方。

 

会社は倒産寸前で、

自分が倒れたら確実に倒産…

 

そんな男があることを境に

週80時間労働を

週2時間にまで激減させ、

 

にも関わらず

収入を20倍に

増やすことに成功しました。

 

にわかには信じがたい成果を

成し遂げたその方法とは、、、

 

会社を「システム化」することでした。

 

彼が最初に着手したのは

銀行への預け入れ業務。

 

もともとこの業務は

入金口座を間違えたり、

小切手を紛失してしまったり、

会社の中で一番ミスが頻発していました。

 

そのミスから起こったトラブルに

経営者である彼が対応しなければならず、

 

さらに

業務のプロセスを一からやり直す羽目に…

 

この業務だけで無駄になった

時間とお金は計り知れません。

 

この問題の解決策として

彼は預け入れ業務に

マニュアルを作ったのです。

 

効果は劇的でした。

 

マニュアルを作ってから

ミスはたったの1度しかなく、

そのミスも簡単に修正できました

 

さらに、

マニュアルを渡せば

誰でもできるようになったので、

彼の労働時間は週に2時間も

減らすことができたのです。

 

月に換算すれば、

丸一日休暇を得たようなものです。

 

以前の彼のように、

発生した問題を社長自身が

後手に回って解決していては、

いつまでたっても仕事は

減りません。

 

さらには、

いつか限界を迎えて

破滅してしまうかもしれません…

 

なので、

起きた問題に場当たり的に

対処するのではなく、

 

そもそも問題が起きないように

することが必要なのだと彼は言います。

 

そのような考えから彼は、

業務をすべてシステム化するために

300のマニュアルを作成しました。

 

しかし、

社長である彼が書いたマニュアルは

全体の2%に過ぎません。

 

ここに秘訣があります。

 

マニュアルといえば、

トップダウンで指示を出すような

イメージがありますが、

ずっと機能し続けるマニュアルは

従業員にこそ作ることができるんです。

 

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従業員がマニュアルを作る

実際に業務を行っている

従業員がマニュアルを

作成したほうが、

経営者や上司が独断で作るよりも

効率が良い。

 

従業員のほとんど全員がマニュアル作成に

関わっているなら、

 

そのマニュアルが理にかなっていることも

納得できるし、

マニュアル通りにやっていれば

何が起こってもスタッフの責任にはならないので、

進んでマニュアルを支持するようになる。
ーーーーーーーーーーーーーーーー

 

もしあなたの会社が

システム化しておらず、

活用されている

マニュアルがないと感じているなら

 

一番問題のある業務から

従業員にマニュアルを

作成してもらってはどうでしょうか?

 

きっと、

ミスがほとんどなくなって

あなたがトラブル対応に

時間をとられることもなくなるでしょう。

 

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